Conformité

Code de conduite

1. Introduction

Le présent document expose l’ensemble des règles et des principes généraux de gouvernance d’entreprise et de conduite professionnelle applicables à l’ensemble des employés, collaborateurs, fournisseurs et clients faisant partie de L35 ARCHITECTES, dans le but de généraliser une culture de conformité dans le cadre des activités qu’elle développe.

L35 ARCHITECTES s’est fixé parmi ses objectifs la définition et le développement d’actions concrètes visant à améliorer la qualité de ses services et à renforcer sa transparence et la confiance de l’ensemble de ses parties prenantes. À cette fin, elle a approuvé le présent Code de conduite, qui définit de manière générale son cadre relationnel.

L35 ARCHITECTES exerce les fonctions décrites dans ses statuts sur la base des principes suivants :

Mission : Une entreprise fondée, dès son origine, sur l’idée que l’architecture est un service rendu à la collectivité, et que la profession constitue un travail collectif et non une mission individuelle.
Vision : Rechercher l’excellence dans le design, à travers la liberté et la diversité créative, en développant la profession en équipe et en intégrant les compétences et l’expérience de l’ensemble de ses membres.
Valeurs : Les principes et valeurs de L35 ARCHITECTES consistent à favoriser le développement humain, professionnel et personnel de tous les collaborateurs, sur la base de la liberté et de la responsabilité individuelle, ainsi qu’à concevoir l’architecture comme un art, une contribution essentielle et indissociable à la culture.

2. Personnes, groupes et institutions

Les catégories de personnes, de groupes ou d’institutions qui participent et dont la contribution est nécessaire à la réalisation de la mission de L35 ARCHITECTES comprennent notamment les associés de la Société, les clients, les fournisseurs, les employés, les organismes publics, ainsi que les communautés locales, régionales et nationales dans lesquelles l’Entreprise opère ou est susceptible d’opérer.

Nous proposons et encourageons une conduite éthique favorisant une relation de confiance entre l’Entreprise et les parties prenantes concernées. Les membres de cette organisation considèrent que la bonne réputation constitue un actif immatériel essentiel, qui favorise tant les relations internes qu’externes avec l’ensemble des acteurs avec lesquels nous interagissons.

3. Piliers du Code de conduite

En particulier, et parmi l’ensemble des principes et valeurs corporatifs de l’Entreprise, le présent Code repose sur les piliers fondamentaux suivants :

Les principes éthiques structurels, destinés à régir toute conduite ou action de l’entreprise, de manière générale, à l’égard de l’ensemble des acteurs économiques et sociaux avec lesquels il est recherché d’instaurer une relation de confiance.
Les critères de comportement applicables aux collaborateurs de L35 ARCHITECTES, de manière spécifique, à l’égard de chaque catégorie d’acteurs économiques et sociaux avec lesquels l’Entreprise entretient des relations dans le cadre de son activité, à savoir les associés, les clients, les fournisseurs, les employés, les partenaires sociaux, les organismes publics et les concurrents.
Les mécanismes de mise en œuvre, visant à établir des systèmes de contrôle destinés à assurer le respect et le développement corporatif du Code de conduite ainsi que de l’ensemble des principes éthiques structurels et critères de comportement qu’il contient.

4. Destinataires

Le présent Code de conduite s’adresse à l’ensemble des membres de L35 ARCHITECTES, indépendamment de la fonction ou du statut qu’ils occupent au sein de l’organisation, et s’impose à tous, des associés aux collaborateurs internes, l’éthique constituant une responsabilité partagée par tous.

L35 ARCHITECTES encouragera toutes les sociétés dans lesquelles elle détient une participation, les cabinets associés et/ou collaborateurs internes, ainsi que ses principaux fournisseurs et collaborateurs externes, à adopter une conduite conforme aux principes éthiques structurels établis dans le présent Code.

De même, et compte tenu du fait que L35 ARCHITECTES développe certains de ses projets dans des pays tels que la Turquie, le Chili, le Brésil ou la France, le présent Code de conduite est valable tant en Espagne qu’à l’étranger, en tenant toujours compte des différences culturelles, linguistiques, sociales et économiques des différents pays dans lesquels L35 ARCHITECTES exerce son activité, ainsi que de la réglementation légale applicable dans chacun d’eux.

5. Principes éthiques structurels

5.1. Notre respect le plus strict de la légalité et des droits de l’homme

Tous les professionnels de L35 ARCHITECTES respecteront strictement l’ordre juridique en vigueur dans tous les territoires dans lesquels ils exercent leurs activités, y compris toute réglementation applicable dans les Communautés autonomes ou les Municipalités concernées.

L35 ARCHITECTES veille au respect des conditions contenues dans la législation en vigueur.

Cet engagement s’étend également aux professionnels des sociétés détenues par L35 ARCHITECTES ainsi qu’aux bureaux collaborateurs situés dans d’autres pays.

Conformément à ce qui précède, toute action de la Société et des personnes qui la composent respectera scrupuleusement les lois, les droits de l’homme et les libertés publiques et adoptera toutes les mesures garantissant le respect des droits fondamentaux, des principes d’égalité de traitement et de non-discrimination, la protection contre l’exploitation du travail des enfants, ainsi que tout autre principe énoncé dans la Déclaration universelle des droits de l’homme et dans le Pacte mondial des Nations Unies en matière de droits de l’homme, de droits du travail, d’environnement et de lutte contre la corruption.

Dans le cadre de son activité professionnelle, toute entité ou personne collaborant ou entretenant des relations avec la Société devra respecter avec diligence l’ordre juridique en vigueur, le Code de conduite et les règlements internes de la Société.

5.2. Implication de nos associés

L35 ARCHITECTES assume l’engagement le plus ferme de créer et de favoriser les conditions nécessaires afin de garantir la participation des actionnaires aux décisions relevant de leur compétence, en garantissant l’égalité d’accès à l’information et en sauvegardant, de la même manière, l’intérêt de la Société et de l’ensemble des actionnaires face à des initiatives non guidées par les principes de transparence et de correction.

5.3. La qualité et l’excellence comme pilier fondamental

L35 ARCHITECTES oriente sa propre activité vers la satisfaction et la défense de ses clients, en répondant à toutes les demandes susceptibles de favoriser l’amélioration de la qualité des services fournis. Pour cette raison, L35 ARCHITECTES dirige ses activités vers l’atteinte de standards d’excellence dans ses services.

Comme cela a été soutenu depuis l’origine de la Société, « Donner plus que nécessaire, c’est rechercher l’excellence, et dans ce sens, exiger plus que l’indispensable », ce principe constituant l’un des fondements du fonctionnement de L35 ARCHITECTES.

5.4. La réputation et le prestige de la Société comme carte de présentation

L35 ARCHITECTES dispose d’une solide réputation grâce à sa vaste expérience de plus de 50 ans et à une équipe humaine compétente, loyale et engagée envers les valeurs et le savoir-faire qui constituent la culture de la Société.

Chacun de ses professionnels participera à la tâche de renforcer le prestige de L35 ARCHITECTES et de veiller à sa réputation.

L35 ARCHITECTES veillera toujours au maintien des valeurs de la Société.

De manière particulière, L35 ARCHITECTES dispose d’une commission de surveillance chargée de veiller au maintien des valeurs de la Société, de la mission et des stratégies professionnelles, ainsi qu’à la supervision du fonctionnement des départements conformément à l’organigramme de la Société.

5.5. Protection et promotion de nos ressources humaines

Les personnes de L35 ARCHITECTES constituent un facteur indispensable de son succès. La Société favorise le développement professionnel de ses membres, en tenant compte de l’équilibre possible entre les objectifs, les besoins et les attentes des employés. De même, la Société encourage l’adaptation permanente et l’amélioration des compétences et des capacités de l’ensemble de l’organisation.

L’importance accordée par L35 ARCHITECTES au facteur humain est telle que le personnel dépendant de la Société est considéré, à tous égards, comme des collaborateurs internes, indépendamment de la dénomination qui leur est attribuée dans le présent Code de conduite ou dans d’autres documents liés au Plan de prévention des infractions en vigueur.

L35 ARCHITECTES considère que la sécurité est une responsabilité individuelle et une condition fondamentale d’emploi, raison pour laquelle elle n’autorisera pas de comportements dangereux susceptibles de provoquer des dommages graves aux personnes et/ou aux installations. À cet effet, la prévention des risques professionnels constitue un chapitre prioritaire pour L35 ARCHITECTES, qui dispose déjà d’un Programme de prévention ayant pour objectif d’éliminer ou de réduire les risques professionnels de toutes les personnes exerçant leur activité professionnelle au sein de la Société, ainsi que dans les projets auxquels L35 ARCHITECTES participe.

5.6. Prévention du blanchiment de capitaux et des paiements irréguliers

L35 ARCHITECTES dispose de politiques visant à prévenir et à éviter, dans le cadre de ses activités, la réalisation de paiements irréguliers ou d’opérations de blanchiment de capitaux provenant d’activités illicites ou criminelles, formalisées dans un Manuel de prévention du blanchiment de capitaux.

En application dudit Manuel, les membres de L35 ARCHITECTES resteront vigilants face aux situations dans lesquelles pourraient exister des indices de manque d’intégrité des personnes ou entités avec lesquelles la Société entretient des relations, en examinant avec une attention particulière les paiements extraordinaires non prévus dans les accords ou contrats correspondants.

5.7. Respect de la culture et des coutumes des pays

L35 ARCHITECTES considère la diversité comme quelque chose de nettement positif et comprend que les différences culturelles et de coutumes existant dans les différents pays du monde où elle est présente doivent toujours mériter un profond respect de la part des personnes qui composent la Société.

Les relations des Personnes Soumises au présent Code de conduite avec des personnes d’autres pays doivent toujours être exemptes de préjugés, guidées par la tolérance et répondre à des attitudes positives, avec reconnaissance des valeurs d’autres cultures, respect de leurs traditions et coutumes et, en définitive, favoriser une compréhension cordiale et respectueuse avec le monde.

5.8. Respect et engagement de la Société envers la communauté et l’environnement

Parmi ses objectifs, L35 ARCHITECTES vise l’obtention d’une certaine rentabilité tout en générant des emplois de qualité et en produisant des bénéfices pour la société et son environnement en général, ce qui implique une manière de faire des affaires qui n’implique pas de pratiques discutables ni la prise de risques excessifs pouvant mettre en péril la continuité de l’activité et des emplois générés.

L35 ARCHITECTES est fermement engagée dans la protection et le respect de l’environnement et exerce son activité sous la prémisse de minimiser les impacts environnementaux négatifs et de prévenir la pollution, en promouvant la recherche, le développement et l’innovation améliorant les processus productifs et en favorisant la formation de ses employés et professionnels à la gestion environnementale adéquate et à la gestion optimale du patrimoine naturel.

5.9. Confidentialité et transparence dans toutes les relations de la Société

L’information constitue l’un des principaux actifs de L35 ARCHITECTES pour la gestion de ses activités.

Tous les professionnels de L35 ARCHITECTES utiliseront cette ressource avec la plus grande prudence, en préservant son intégrité, sa confidentialité et sa disponibilité, et en minimisant les risques découlant de sa divulgation ou de son mauvais usage, tant en interne qu’en externe.

Respecte-t-on le caractère confidentiel de l’information au travail ?

L35 ARCHITECTES s’engage à transmettre des informations complètes et véridiques sur les sociétés qui la composent, permettant aux associés, aux analystes et aux autres parties prenantes de se forger un jugement objectif à leur sujet.

6. Critères de comportement

Les critères spécifiques de comportement doivent s’inspirer et s’appliquer conformément au respect le plus strict de l’ordre juridique, lequel régira en tout état de cause leur application, et seront principalement orientés vers les objectifs suivants :

L’implication de nos associés, collaborateurs internes et externes.
La qualité et l’excellence du service afin d’obtenir la fidélité de nos Clients.
La réputation et le prestige que nous devons transmettre à nos fournisseurs et collaborateurs commerciaux.
La promotion et la protection de l’ensemble des travailleurs.
Le respect de la légalité la plus stricte vis-à-vis des organismes publics.
Le respect et l’engagement envers la communauté et l’environnement.

6.1. Relations avec les associés

Création de valeur pour nos actionnaires.
L’obtention d’un rendement pour les investissements de nos associés et la maximisation continue de la valeur pour ceux-ci constituent un objectif fondamental de notre organisation et, à cette fin, les stratégies commerciales et financières de L35 ARCHITECTES sont déterminées, révisées et adoptées, en maintenant la pondération et l’équilibre nécessaires avec les objectifs de l’ensemble des personnes qui en font partie.

Dans tous les cas, la maximisation de la valeur de L35 ARCHITECTES, dans l’intérêt des associés, devra nécessairement être réalisée dans le respect des exigences imposées par la Loi, en exécutant de bonne foi les contrats conclus avec les travailleurs, fournisseurs et clients et, de manière générale, en observant les principes éthiques et les critères de comportement prévus dans le présent Code de conduite.

Information véridique.
Les informations transmises aux associés seront véridiques, complètes et à jour et refléteront adéquatement la situation de la société. Ce principe sera respecté de manière particulièrement scrupuleuse en ce qui concerne les informations financières.

L35 ARCHITECTES fournit toutes les informations et la documentation nécessaires afin que la prise de décision des associés puisse se fonder sur la connaissance et la compréhension des stratégies commerciales et du développement de la gestion et permette d’obtenir la rentabilité attendue du capital investi.

6.2. Relations avec les clients

Honnêteté et responsabilité professionnelle.
Toute relation avec nos clients doit répondre à un engagement élevé d’honnêteté et de responsabilité professionnelle, en plus de respecter la réglementation applicable aux relations avec nos clients.

À cet effet, les engagements pris envers les clients devront être respectés, toute modification, altération ou variation des accords verbaux et écrits devant être communiquée avec l’anticipation requise, en favorisant la transparence des relations de notre organisation et en agissant avec intégrité dans toutes les actions professionnelles envers nos clients.

De même, L35 ARCHITECTES exigera de ses clients un comportement guidé par l’éthique des affaires, mettant fin à toute relation commerciale ou marchande avec ceux qui ne respectent pas une éthique corporative acceptable ou qui adoptent des pratiques commerciales de légalité douteuse.

Contrats et activité promotionnelle avec les clients.
Les contrats et l’activité promotionnelle avec les clients de L35 ARCHITECTES doivent être clairs et directs, conformément à la réglementation en vigueur, afin que nos clients disposent de toutes les informations pertinentes pour la prise de décision.

L35 ARCHITECTES s’engage à ne pas utiliser d’instruments publicitaires trompeurs ou faux. L’activité commerciale devra être réalisée en offrant à nos clients toutes les informations pertinentes pour une prise de décision adéquate.

Confidentialité et vie privée.
Les informations sensibles relatives à nos clients doivent être traitées avec une réserve et une confidentialité absolues et ne pourront être communiquées qu’à leurs titulaires légitimes ou sur réquisition officielle, toujours avec les garanties juridiques appropriées.

Les démarches commerciales avec les clients doivent être réalisées, le cas échéant, dans un environnement permettant de garantir la confidentialité et la vie privée des conversations, négociations et documents utilisés.

Conflits d’intérêts.

Existe-t-il un conflit d’intérêts ?

Mes intérêts peuvent-ils interférer avec ceux de l’entreprise ?

Tout lien économique, familial, d’amitié ou de toute autre nature entre nos professionnels et les clients peut altérer l’indépendance dans la prise de décision et représenter un risque potentiel de comportement déloyal en raison d’un conflit entre des intérêts particuliers et ceux de L35 ARCHITECTES.

En conséquence, lorsque de telles circonstances se produisent, elles devront être portées à la connaissance du Comité de conformité, organe chargé de la révision, de la mise à jour et du respect continu du Plan de prévention des infractions.

En particulier, il sera considéré qu’il existe un conflit d’intérêts lorsqu’entrent en collision, de manière directe ou indirecte, l’intérêt de la société et l’intérêt personnel de tout professionnel de L35 ARCHITECTES, tel que défini précédemment, ou de toute personne qui lui est liée.

Par conséquent, les comportements qui compromettent l’indépendance de L35 ARCHITECTES ou de ses clients dans la prise de décision ne doivent pas être acceptés de manière générale.

Cadeaux, présents et faveurs.
L35 ARCHITECTES ne réalisera ni n’acceptera aucun type de cadeau ou de présent pouvant être interprété comme dépassant les pratiques commerciales ou de courtoisie normales.

De quelle manière dois-je agir face aux offres d’avantages et/ou de cadeaux ?

En particulier, toute forme de cadeaux, présents ou faveurs offerts aux clients pouvant influencer leur indépendance dans la prise de décision, ou susceptibles d’induire l’octroi de tout type de faveur de la part de L35 ARCHITECTES ou de ses employés et dirigeants, est interdite.

Ainsi, tout cadeau de L35 ARCHITECTES se caractérisera par une valeur uniquement symbolique et par sa finalité de promotion de l’image de marque. Tout cadeau offert à cette fin devra être géré et autorisé conformément aux protocoles de l’entreprise.

Gestion des réclamations.

Toute réclamation ou plainte sera accueillie favorablement par notre organisation, car elle nous aidera à retrouver la voie menant à l’excellence et au professionnalisme dans nos services et nos produits.

À cet effet, les professionnels de L35 ARCHITECTES s’engagent à recevoir, examiner, traiter et, le cas échéant, résoudre toute réclamation ou plainte formulée par nos clients.

Opportunités commerciales.
Aucun professionnel de L35 ARCHITECTES ne pourra utiliser le nom de la société ni invoquer sa qualité professionnelle pour réaliser des opérations pour son propre compte ou pour le compte de personnes liées.

6.3. Relations avec les fournisseurs et autres collaborateurs

Relations mutuellement bénéfiques.
L35 ARCHITECTES considère ses fournisseurs et collaborateurs comme une composante essentielle de la réalisation de ses objectifs et cherche à établir avec eux des relations mutuelles permettant un équilibre des bénéfices à court et à long terme.

Respect de la législation et des valeurs sociales des fournisseurs.
Des relations ne seront entretenues qu’avec des fournisseurs exerçant leur activité dans le respect de la réglementation applicable et répondant à des conditions minimales, notamment en ce qui concerne les conditions de travail de leurs employés, le respect des Droits de l’Homme et le respect des exigences de qualité garantissant la sécurité des produits.

L35 ARCHITECTES demandera à ses fournisseurs et sous-traitants une déclaration identifiant sans ambiguïté le bien ou le service fourni, attestant que le processus d’obtention a été réalisé conformément à la réglementation du pays d’origine, et confirmant leur disposition à permettre la vérification du respect de ces obligations. Dans les cas où la législation du pays dans lequel opère le fournisseur ne répondrait pas aux exigences minimales prévues par les accords internationaux en vigueur, ces accords seront adoptés comme norme minimale acceptable.

Cadeaux, avantages et faveurs.
L’interdiction de proposer ou d’accepter des cadeaux précédemment établie s’appliquera également aux relations entre L35 ARCHITECTES et ses fournisseurs et collaborateurs. Cette interdiction s’appliquera de manière identique à l’ensemble des professionnels et employés de L35 ARCHITECTES. Les services achats devront faire preuve d’une vigilance particulière afin d’éviter ce type de pratiques.

6.4. Ressources humaines

Recrutement et promotion professionnelle.
L35 ARCHITECTES évite toute forme de discrimination à l’égard de ses collaborateurs.

Dans le cadre des processus de gestion et de développement des personnes, ainsi que lors des phases de recrutement et de promotion professionnelle, les décisions sont fondées sur l’adéquation entre les profils attendus et les profils professionnels, ainsi que sur des critères liés au mérite.

L’accès aux fonctions et responsabilités est également déterminé en tenant compte des compétences et des capacités.

Formation.
L35 ARCHITECTES met à la disposition de l’ensemble des employés des outils d’information et de formation visant à évaluer leurs compétences spécifiques et à développer leur valeur professionnelle.

La formation répond aux besoins objectivement identifiés de l’organisation et prend en considération le développement professionnel des personnes.

Égalité entre les femmes et les hommes.
Les professionnels de L35 ARCHITECTES respecteront le droit à l’égalité de traitement et d’opportunités entre les femmes et les hommes.

De manière générale, ils favoriseront activement l’absence de toute discrimination, directe ou indirecte, fondée sur le sexe, ainsi que la défense et l’application effective du principe d’égalité entre les femmes et les hommes dans le cadre professionnel, en progressant dans la mise en place de mesures favorisant la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale.

Le principe d’égalité de traitement et d’opportunités entre les femmes et les hommes sera garanti tant dans l’accès à l’emploi que dans la formation professionnelle, la promotion professionnelle et les conditions de travail.

L35 ARCHITECTES adoptera les mesures et décisions appropriées face à toute action constituant ou entraînant une discrimination fondée sur le sexe.

Sécurité et santé au travail.
L35 ARCHITECTES affirme son engagement ferme à maintenir et à développer le système de prévention des risques professionnels mis en place, en faisant de la protection des travailleurs son objectif principal en la matière et en favorisant l’intégration de la prévention à tous les niveaux.

À cette fin, L35 ARCHITECTES adoptera les mesures nécessaires pour éliminer ou réduire les risques, garantir le respect des exigences légales applicables, promouvoir la consultation et la participation des travailleurs, et sensibiliser l’ensemble des employés à la prévention des risques.

Intégrité morale.
L35 ARCHITECTES s’engage à préserver l’intégrité morale de ses professionnels en garantissant le droit à des conditions de travail respectueuses de la dignité humaine. À cet effet, elle protège les employés contre les actes de violence psychologique et lutte contre toute attitude ou tout comportement discriminatoire ou préjudiciable à la personne, à ses convictions ou à ses préférences.

Les mesures nécessaires seront adoptées afin de prévenir et, le cas échéant, de corriger le harcèlement sexuel, le harcèlement moral (mobbing) et toute autre forme de violence ou de discrimination, en évitant chez l’ensemble des professionnels de l’Entreprise tout comportement ou discours susceptible de porter atteinte à la sensibilité personnelle.

6.5. Relations avec les Administrations publiques et les organismes publics du secteur

Légalité et intégrité dans nos relations avec les organismes publics.
Le principe qui guidera en permanence les relations entre L35 ARCHITECTES et les organismes publics, autorités et fonctionnaires avec lesquels elle interagit sera celui du respect le plus strict de l’ordre juridique applicable.

En particulier, en ce qui concerne les obligations assumées par L35 ARCHITECTES à l’égard des Administrations publiques, une attention particulière sera portée au strict respect des différentes réglementations applicables, notamment celles relatives aux subventions à la formation, ainsi que les réglementations fiscales, de sécurité sociale et de lutte contre le blanchiment de capitaux, lorsqu’elles sont applicables.

Cadeaux, avantages et faveurs.
Les interdictions prévues dans la section relative aux cadeaux, avantages et faveurs accordés aux clients s’appliquent également aux relations entre L35 ARCHITECTES et les Administrations publiques ainsi que les organismes du secteur, avec, le cas échéant, une rigueur accrue.

6.6. Relations avec la Communauté et l’environnement

L35 ARCHITECTES dispose de politiques environnementales et d’une stratégie de développement commercial et industriel durable, conformément à la législation environnementale en vigueur.

La politique environnementale de L35 ARCHITECTES repose également sur la conviction que le respect de l’environnement peut constituer un avantage concurrentiel dans un marché de plus en plus vaste et exigeant en matière de qualité et de comportements responsables.

Canal Éthique

Qu’est-ce que le Canal Éthique ?

Le Canal Éthique est un outil de communication qui permet la prévention, la détection, l’enquête et la résolution de toute situation de non-respect de la législation, du Code Éthique ou de la réglementation interne de L35 ARCHITECTES, au moyen de la communication, par les employés et/ou des tiers, de situations de risque et/ou de soupçons de non-conformité.

Notre Canal Éthique est à la disposition de tous les employés, collaborateurs et autres tiers liés à l’entité, se configurant comme une opportunité d’amélioration, un instrument de participation active et responsable qui renforce la culture d’intégrité, de conformité et de transparence adoptée.

Signaler un soupçon ou un risque via le Canal Éthique n’est pas dénoncer, mais collaborer. Chaque communication représente une opportunité d’améliorer, de renforcer notre culture d’intégrité et de protéger les intérêts de L35 ARCHITECTES et de tous ses membres.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

La mise en place du Canal Éthique chez L35 ARCHITECTES répond, en premier lieu, au respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des lanceurs d’alerte. La Directive (UE) 2019/1937 du 23 octobre établit l’obligation pour les entités publiques et privées de disposer de canaux appropriés permettant à toute personne de signaler de manière confidentielle ou anonyme des infractions au droit de l’Union européenne, ainsi que des actions ou omissions susceptibles de constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave. Cette directive imposait sa transposition dans les législations nationales, ce qui, en Espagne, s’est concrétisé par la Loi 2/2023 du 20 février, relative à la protection des personnes signalant des infractions normatives et à la lutte contre la corruption.

Toutefois, chez L35 ARCHITECTES, nous ne nous limitons pas à respecter ces obligations légales, mais agissons avec la conviction que la communication des risques est l’un des outils les plus précieux dont nous disposons pour renforcer notre culture institutionnelle, encourager l’amélioration continue et préserver la confiance de tous nos membres, collaborateurs et de la société en général.

La Loi 2/2023 constitue le premier cadre normatif général en Espagne qui régule de manière systématique la protection des personnes signalant des infractions. L’un de ses axes fondamentaux est la protection des droits des personnes concernées, notamment les droits de la défense, la présomption d’innocence et la vie privée des personnes visées par les signalements, tout en garantissant l’absence de représailles à l’égard des personnes qui signalent de bonne foi.

Canal Éthique et Système Interne d’Information

L’engagement de L35 ARCHITECTES va au-delà de la simple mise en place d’un Canal Éthique. C’est pourquoi, conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, nous avons mis en œuvre un système interne d’information, dans lequel s’intègre notre Canal Éthique. Ce système, en plus de répondre aux obligations légales en matière de réception, de traitement et d’enquête des signalements, développe un modèle de gestion propre qui renforce la transparence, l’intégrité institutionnelle et l’amélioration continue.

Alors que le Canal Éthique constitue le moyen permettant à toute personne de porter à la connaissance de l’entité des alertes de risques ou des soupçons, le système interne d’information est la structure complète permettant de gérer de manière ordonnée, rigoureuse et garantiste l’ensemble des communications reçues.

NOTRE SYSTÈME INTERNE D’INFORMATION COMPREND :

Un Responsable du Système Interne d’Information, formellement et spécifiquement désigné pour gérer les communications reçues conformément aux principes d’indépendance, de confidentialité et de diligence. Le Responsable exerce ses fonctions de manière indépendante et autonome vis-à-vis des autres organes de L35 ARCHITECTES, sans recevoir d’instructions de quelque nature que ce soit.
Un protocole pour la réception, l’enregistrement et la classification des communications.
La possibilité d’imposer des mesures disciplinaires si l’existence du manquement signalé est constatée.
Une procédure d’enquête interne, rigoureuse et impartiale concernant les faits signalés.
Une procédure d’évaluation préalable, déterminant si le signalement doit être admis ou classé.

Les procédures composant notre Système Interne d’Information sont développées conformément aux principes directeurs établis par la réglementation en vigueur et adoptés par L35 ARCHITECTES :

Confidentialité, tant de l’identité du lanceur d’alerte que de toute personne impliquée, ainsi que du contenu et du déroulement de la procédure.
Intégrité et traçabilité, par l’enregistrement et le suivi de toutes les actions réalisées.
Diligence et célérité, en respectant les délais et en évitant tout retard injustifié.
Impartialité et indépendance, notamment dans l’instruction et l’évaluation des faits.
Protection contre les représailles, garantissant un environnement sûr pour les personnes signalant de bonne foi.
Respect des droits des parties, y compris la présomption d’innocence, le droit de la défense et la protection des données personnelles.

Ainsi, L35 ARCHITECTES démontre sa volonté de disposer d’un système non seulement conforme à la loi, mais également réellement utile, garantiste et aligné sur les valeurs éthiques qui doivent guider l’action de toute organisation professionnelle.

Notre Canal Éthique : Procédure et Caractéristiques

Le Canal Éthique de L35 ARCHITECTES est accessible en permanence via le site web corporate et son utilisation est simple et sécurisée.

Canal Éthique de L35

Notre Canal Éthique a été conçu pour garantir une communication claire et efficace, tout en maintenant à tout moment les garanties de confidentialité, d’intégrité et de respect des droits de toutes les personnes impliquées.

Son utilisation est intuitive et guidée étape par étape, avec des instructions clairement visibles.

Pour soumettre une nouvelle communication, le lanceur d’alerte doit remplir un formulaire écrit dans lequel il pourra décrire les faits, fournir des documents s’il le souhaite, et choisir la forme de communication :

De manière anonyme, sans fournir de données personnelles.
De manière confidentielle, en indiquant son identité, qui sera traitée avec la plus stricte confidentialité.

Il est recommandé de décrire les faits de manière aussi détaillée que possible, de façon concrète et objective, afin de faciliter leur analyse et, le cas échéant, toute enquête ultérieure. À la demande du lanceur d'alerte, la communication pourra également se faire lors d'un entretien en présentiel avec le responsable du système interne d'information et/ou ses conseillers externes, dans un délai maximal de 7 jours à compter de la demande. La réunion sera consignée par un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible. Au préalable, l'informateur sera averti que la communication sera enregistrée et sera informé du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

CONSULTATION ET SUIVI DE LA COMMUNICATION

Lors de l’envoi d’une communication écrite via le formulaire du Canal Éthique, le système génère automatiquement un numéro de référence unique. Ce numéro sera communiqué au lanceur d’alerte au moment de l’envoi et devra être conservé afin de pouvoir :

Accéder à l’accusé de réception de la communication.
Consulter à tout moment l’état de la communication et savoir si elle est en cours de traitement ou clôturée.
Accéder, une fois la procédure terminée, à la décision finale ou au rapport de classement, dès lors que celui-ci aura été mis à disposition sur la plateforme.

Toutefois, lors de la communication, le lanceur d’alerte pourra indiquer une adresse électronique afin de recevoir les notifications, en exprimant explicitement son souhait d’être notifié par ce biais.

COMMENT PROCÉDONS-NOUS APRÈS LA RÉCEPTION D’UNE COMMUNICATION ?

ACCUSÉ DE RÉCEPTION
Dans un délai maximum de sept jours calendaires, un accusé de réception sera adressé au lanceur d’alerte via la plateforme ou à l’adresse électronique expressément fournie à cet effet, sauf si cela est susceptible de compromettre la confidentialité de la communication.
ANALYSE PRÉALABLE ET ADMISSION
Le Responsable du Système Interne d’Information analysera la communication afin de déterminer si elle doit être traitée ou classée, en fonction de son contenu et du respect des exigences légales. Seules seront admises les communications exposant des faits ou comportements entrant dans le champ d’application de la Loi 2/2023 et des politiques internes de L35 ARCHITECTES. La communication sera déclarée irrecevable et classée dans les cas suivants :

1. Lorsque les faits relatés sont manifestement invraisemblables.
2. Lorsque les faits signalés ne constituent pas des infractions relevant du champ d’application de la Loi 2/2023 ou ne constituent aucun manquement à la réglementation interne de L35 ARCHITECTES..
3. Lorsque la communication est manifestement dépourvue de fondement. La décision d’irrecevabilité sera communiquée au lanceur d’alerte dans un délai maximum de 10 jours ouvrables à compter de l’émission de l’accusé de réception, au moyen d’un rapport motivé.
ENQUÊTE INTERNE ET DOSSIER D’INFORMATION
S’il est établi que les faits signalés peuvent constituer une infraction ou un manquement relevant du champ d’application du Canal Éthique, conformément à l’article 2 de la Loi 2/2023 ou contraires à la réglementation de L35 ARCHITECTES, le Responsable du Système Interne d’Information informera le lanceur d’alerte de l’admission de la communication et en informera l’Organe de Conformité.

L’Organe de Conformité informera l’Administrateur et un dossier d’information sera ouvert, dans le cadre duquel une enquête confidentielle, impartiale et diligente sera menée, conformément aux principes du système et en garantissant les droits de toutes les parties. À ce stade :

1. L’Organe de Conformité pourra solliciter la collaboration d’autres départements de l’entreprise ou recourir à des tiers indépendants, si nécessaire.
2. Toutes les preuves jugées utiles et pertinentes pour l’établissement des faits seront recueillies.
3. Les personnes susceptibles d’être responsables, les personnes impliquées ainsi que les personnes ayant connaissance des faits seront entendues, lorsque leur témoignage sera jugé utile et nécessaire.

La phase d’enquête aura une durée initiale maximale d’un mois, pouvant être prolongée pour des motifs justifiés. En tout état de cause, la procédure devra être résolue dans un délai total maximal de trois mois à compter de la réception de la communication, conformément à l’article 9 de la Loi 2/2023.

Le Responsable du Système Interne d’Information veillera au respect des délais, garantira la confidentialité des lanceurs d’alerte et des autres parties impliquées, ainsi que la protection de leurs données, et assurera le traitement diligent de la procédure au moyen de contrôles d’accès, de la traçabilité des actions, de la conservation sécurisée des documents et de la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
RAPPORT DE CONCLUSIONS
À l’issue de l’enquête, l’Organe de Conformité élaborera un rapport de conclusions contenant au minimum :

1. Une évaluation des faits, précisant s’ils constituent ou non une infraction ou un manquement, sur la base de l’analyse des éléments de preuve recueillis.
2. Les mesures proposées, qui peuvent être correctives, disciplinaires ou, le cas échéant, le classement du dossier.
3. Des recommandations pour leur résolution.
4. En cas d’adoption de mesures internes, l’accès aux informations collectées sera autorisé au personnel responsable du Département des Ressources Humaines et/ou aux départements compétents.
DÉCISION
Le rapport de conclusions sera transmis à l’Administrateur qui, après avoir évalué les résultats de l’enquête, décidera :

1. De classer le dossier, si les faits signalés ne présentent pas de caractère pénal, ne constituent pas une violation de la réglementation interne ni de la réglementation applicable au sens de l’article 2 de la Loi 2/2023.
2. D’adopter les mesures correctives ou disciplinaires jugées appropriées, en tenant compte des recommandations du rapport de conclusions de l’Organe de Conformité et, le cas échéant, d’engager une procédure disciplinaire à l’encontre de l’auteur présumé, conformément au Système Disciplinaire de L35 ARCHITECTES.
COMMUNICATION DE LA DÉCISION AU LANCEUR D’ALERTE
Le rapport de conclusions sera mis à la disposition du lanceur d’alerte, qui pourra y accéder via le Canal Éthique à l’aide du numéro de référence unique attribué à la communication, sauf s’il a expressément demandé à être notifié par courrier électronique.

CANAL EXTERNE D’INFORMATION

Le lanceur d’alerte peut également signaler toute action ou omission relevant du champ d’application de la Loi 2/2023 à l’Autorité Indépendante de Protection des Lanceurs d’Alerte, soit directement via son canal externe, soit après une communication préalable via le canal interne prévu par L35 ARCHITECTES.

NOTRE CANAL ÉTHIQUE : SÛR ET GARANTISSANT LES DROITS

Le Canal Éthique de L35 ARCHITECTES fonctionne conformément aux principes clés établis par la législation, qui régissent l’ensemble du système, garantissent sa légitimité et son efficacité, et répondent aux meilleures pratiques en matière de conformité et de gouvernance éthique, en garantissant :

CONFIDENTIALITÉ

L35 ARCHITECTES garantit à tout moment la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, ainsi que celle des tiers mentionnés dans la communication et de toute autre personne impliquée. Seules les personnes strictement autorisées à gérer le système auront accès à ces informations, et toujours conformément à la réglementation en matière de protection des données.

Même lorsque le lanceur d’alerte s’identifie, son identité est protégée avec le plus haut niveau de confidentialité. Les communications anonymes sont également autorisées, sans que cela n’affecte leur traitement.

INDÉPENDANCE FONCTIONNELLE ET OPÉRATIONNELLE

Le Canal fonctionne de manière indépendante des autres systèmes ou départements de L35 ARCHITECTES. Sa gestion est confiée à un Responsable du Système disposant de compétences spécifiques et d’une autonomie fonctionnelle, chargé de garantir que la procédure se déroule conformément aux principes d’impartialité et d’objectivité.

MESURES DE PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES

L35 ARCHITECTES a adopté un engagement ferme de tolérance zéro à l’égard de toute forme de représailles. Une protection effective est garantie aux personnes qui signalent de bonne foi, qu’elles soient identifiées ou anonymes, et des mécanismes sont mis en place pour prévenir, détecter et sanctionner toute forme d’intimidation, de discrimination ou de préjudice résultant de l’utilisation légitime du Canal.

Cette protection s’étend également aux personnes qui collaborent à une enquête interne ou qui sont témoins des faits. Elle s’applique à toute personne signalant de bonne foi des faits susceptibles de constituer raisonnablement une infraction, même en l’absence de preuves concluantes. Pour bénéficier pleinement de ces garanties, la communication doit porter sur des matières relevant du champ du Canal, telles que des infractions légales, éthiques ou réglementaires. Aucune certitude n’est exigée quant aux faits, seule une conviction raisonnable de leur véracité au moment du signalement est requise.

DROITS DES PARTIES IMPLIQUÉES
Le respect des droits de toutes les parties impliquées est garanti à tout moment, notamment :

Le droit à l’information des personnes concernées, qui seront informées, au moment opportun et sans compromettre l’enquête, de l’existence d’une communication les mentionnant.
Le droit de défense, incluant la possibilité de présenter des preuves, de formuler des observations et de contester les décisions internes lorsque la réglementation applicable le prévoit.
La présomption d’innocence, garantissant qu’aucune personne ne soit considérée responsable tant que l’enquête n’est pas achevée et qu’une décision motivée n’a pas été rendue.

Toutes les actions seront menées avec la proportionnalité requise, sans jugement préalable, et dans le respect de la dignité, de la vie privée et de l’intégrité des personnes.

RAPPEL : SIGNALER UN RISQUE EST UN ACTE RESPONSABLE ET UN DEVOIR ÉTHIQUE

COMMENT UTILISER CORRECTEMENT LE CANAL ÉTHIQUE ?

Le Canal Éthique doit être utilisé exclusivement pour signaler des faits ou situations susceptibles de constituer raisonnablement une infraction légale, éthique ou interne liée à L35 ARCHITECTES. Il ne doit pas être utilisé pour des demandes générales ou des réclamations personnelles.

QUELLES SITUATIONS DOIVENT ÊTRE SIGNALÉES ?

Les situations signalées doivent être directement liées aux actions des employés de L35 ARCHITECTES, des personnes agissant en son nom ou pour son compte, et/ou de tiers collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions.

Peuvent notamment être signalés :

Des comportements potentiellement délictueux.
Des infractions administratives graves ou très graves.
Des violations du Code Éthique ou d’autres politiques internes.
Des violations de la réglementation nationale ou européenne.
Des actions irrégulières, négligentes ou abusives.
Des situations de conflits d’intérêts.

Signaler: Une opportunité d'amélioration

Chaque signalement constitue une opportunité de renforcer nos principes, prévenir les irrégularités et améliorer notre fonctionnement. Signaler, c’est protéger L35 ARCHITECTES et l’ensemble de ses membres. Cela permet notamment de :

Identifier et corriger les défaillances.
Prévenir les risques.
Protéger les comportements responsables.

Notre objectif n’est pas de sanctionner, mais de progresser, ce qui n’est possible qu’avec la participation de tous.

La présente Politique du Canal Éthique sera communiquée et mise à disposition de l’ensemble des employés et des personnes concernées via les canaux habituels de L35 ARCHITECTES.

Conformément à l’article 25 de la Loi 2/2023, elle sera également accessible depuis la page d’accueil du site web de L35 ARCHITECTES, dans une section dédiée et facilement accessible. Elle entre en vigueur à la date de son approbation par l’Organe d’Administration et remplace intégralement la version précédente de février 2024, mise à jour afin de :

Se conformer à la Loi 2/2023 relative à la protection des lanceurs d’alerte et à la lutte contre la corruption.
Maintenir à jour le Plan de Prévention des Infractions de L35 ARCHITECTES, en cohérence con los principios de mejora continua, responsabilidad institucional y cumplimiento normativo.